Die Löschung von personenbezogenen Daten erfolgt gemäß der neuen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):

  • wenn die betroffene Person es wünscht; und
  • auf Basis der Speicherbegrenzung.

 

Wenn die betroffene Person es wünscht

Ein wesentlicher Grundsatz der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) besagt, dass personenbezogene Daten nur so lange in einer Form gespeichert werden dürfen, die die Identifizierung der betroffenen Person ermöglichen, wie es für die Zwecke erforderlich ist, für die sie verarbeitet werden. Das bedeutet die Speicherfrist ist auf das unbedingt erforderliche Mindestmaß zu beschränken (das entsprechend auch angeben ist).

Grundsätzlich müssen personenbezogene Daten gelöscht/entfernt werden, wenn die betroffene Person ihre Löschung wünscht, es sei denn es stehen diesem Wunsch gesetzliche Aufbewahrungspflichten gegenüber, wie z.B.

  • die steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht (§ 132 Abs 1 BAO), die 7 Jahre beträgt (darüber hinaus solange sie für die Abgabenbehörde in einem anhängigen Verfahren von Bedeutung sind);
  • die Aufbewahrungspflicht der Behandlungsdokumentationen von medizinischen Masseuren und Heilmasseuren (§ 3 MMHmG), die 10 Jahre beträgt; oder
  • die Ausstellung eines Dienstzeugnisses (§ 1478 ABGB), die 30 Jahre beträgt.

Der Wunsch nach Lösung (Geltendmachung des Löschungsrechts) muss abgelehnt werden, wenn er gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegensteht.

 

Auf Basis der Speicherbegrenzung

Unabhängig davon, ob eine Person die Löschung von Daten beantragt oder nicht, dürfen Daten, die eine Identifizierung der betroffenen Person ermöglichen, nicht über einen bestimmten Zeitraum hinaus gespeichert/aufbewahrt werden.

Für Informationsanfragen, bei denen es zu keinem Geschäftsabschluss kommt (per Website-Formular oder E-Mail-Kontakt) empfiehlt die WKO (https://www.wko.at/service/wirtschaftsrecht-gewerberecht/muster-informationspflichten-website-datenschutzerklaerung.html) beispielsweise eine Speicherung von sechs Monaten (für den Fall von Anschlussfragen).

Quellen: https://www.wko.at/service/wirtschaftsrecht-gewerberecht/eu-dsgvo-speicher-und-aufbewahrungsfristen.html und https://www.wko.at/service/unternehmensfuehrung-finanzierung-foerderungen/eu-dsgvo-aufbewahrungsfristen-loeschung-faq.html